BLOG - "Mijn debiteurenbeheer start zodra ik mijn factuur aan de klant verstuur..."

Efficiënt debiteurenbeheer levert geld op!

Dit is een veelgehoord idee van ondernemers. Echter, niets is minder waar. Debiteurenbeheer begint al in de aanloop naar de overeenkomst.

Debiteurenbeheer omvat veel meer dan het versturen van een factuur of aanmaning. Veel valt of staat bij wat je vooraf regelt. Hoe beter je vooraf zaken regelt, hoe kleiner de kans dat je achteraf problemen krijgt.

Weet met wie je zaken doet
Check met wie je in gesprek bent. Vraag even naar de inschrijving bij de Kamer van Koophandel of, in het geval van een particulier, naar de identiteit van je gesprekspartner.

Afspraken
Maak heldere afspraken welke producten en/of diensten je gaat leveren, in welke periode en op welk moment. Kortom, wat mag jouw klant van jou verwachten.
Zorg daarbij ook dat je duidelijke afspraken maakt over de vergoeding die je voor je producten en/of diensten vraagt en op welk moment deze moeten worden betaald.

Raadzaam is (hoewel in sommige branches niet gebruikelijk) de gemaakte afspraken te bevestigen. Is het niet in een offerte, dan kan dit ook prima per e-mail. Hiermee voorkom je verschil in inzicht over wat is afgesproken en daarmee voorkom je ook direct discussie achteraf.

In het geval dat je gebruik maakt van algemene voorwaarden en je wilt dat deze van toepassing zijn op de te sluiten overeenkomst, zorg dan ook dat je voorafgaand aan of bij het sluiten van de overeenkomst je algemene voorwaarden aan je klant overlegt. Alleen een vindplaatsopgeven is niet voldoende.

Factureren
Van belang is dat je je producten en/of diensten op het juiste moment in rekening brengt: factureert. Zend jouw factuur niet voordat je je producten en/of diensten hebt geleverd (tenzij voraf afgesproken door bijvoorbeeld deelpercentages van een project). Jouw klant zal dit niet waarderen. Maar let ook op dat je jouw factuur niet te laat verzendt. De kans dat de betalingstermijn langer wordt, is dan ook reeel. Kortom, zorg dat je tijdig en op de afgesproken momenten jouw factuur verzendt.

Mocht onverhoopt geen betaling worden ontvangen, zorg dan voor een consequent en helder vervolg. Heb je een betalingstermijn van 14 dagen afgesproken? Wacht dan niet tot dag 40 voordat je een betalingsherinnering verstuurt. Hoe consequenter jouw handelen, hoe meer waardering van jouw klant en hoe sneller jouw factuur wordt betaald.

Wil jij meer weten over de inhoud van je factuur, je betalingsherinnering en/of aanmaning en/of ingebrekestelling en de te hanteren betalingstermijnen, neem dan contact op via 0318 - 82 34 34 of info@joinincasso.nl